La producción de documentos en el arbitraje internacional se ha convertido en un punto de fricción constante entre usuarios y profesionales. Lo que en un inicio representaba un mecanismo puntual de auxilio probatorio ha derivado en una fase extensa, costosa y en ocasiones desequilibrada. Empresas y asesores jurídicos han manifestado reiteradamente su preocupación por los efectos que esta práctica genera sobre la eficiencia del procedimiento. El White Paper on Document Production, elaborado por el User Council de la Asociación Suiza de Arbitraje presentado n septiembre de 2025, surge como respuesta a estas inquietudes. El documento ofrece un conjunto de recomendaciones destinadas a devolver proporcionalidad y previsibilidad a esta etapa procesal, preservando la confianza en el arbitraje como foro de resolución internacional de disputas.

I. Antecedentes

La Asociación Suiza de Arbitraje (ASA) ha difundido recientemente un documento técnico elaborado por su User Council con el objetivo de replantear la práctica de la producción de documentos en el arbitraje internacional. El informe, titulado White Paper on Document Production, surge de un prolongado malestar de empresas y asesores jurídicos que han denunciado el carácter oneroso y poco eficiente de esta fase procesal.

Durante los últimos años, los usuarios han observado cómo la producción de documentos ha dejado de ser un instrumento puntual de esclarecimiento para convertirse en una etapa rutinaria que incrementa costes, dilata procedimientos y, en no pocas ocasiones, genera desequilibrios entre las partes. La ASA responde a esta preocupación con un conjunto de propuestas concebidas desde la experiencia práctica de consejeros internos y abogados especializados que integran su User Council.

El documento fue preparado por un grupo de trabajo integrado por representantes de destacadas empresas y despachos de arbitraje internacional. Entre sus miembros se encuentran Jan-Michael Ahrens (Siemens AG), Lara Hammoud (ADNOC), Jeremy Hannah (Arabelle Solutions), Wolfgang Junge (Mediterranean Shipping Co.), Andrea Meier (Walder Wyss), James Menz (rothorn legal), Faris Nasrallah (Crescent Petroleum), Alison Pearsall (Atos), Noradèle Radjai (Lalive), Francesca Salerno (ENEL), Tom J. Sikora (ExxonMobil Corp.) y Nicholas Spichtin (Schindler). Esta composición refleja un equilibrio entre la perspectiva empresarial y la asesoría jurídica externa, lo que confiere al informe un carácter representativo de la comunidad usuaria del arbitraje.

El propósito del White Paper es formular un catálogo de recomendaciones que permitan racionalizar la producción documental y limitar sus excesos, garantizando al mismo tiempo la solidez de las decisiones arbitrales. Se trata de un esfuerzo colectivo encaminado a preservar la eficiencia del arbitraje internacional como mecanismo de resolución de controversias en un mercado globalizado.

II Contexto de la práctica de producción documental

1. Influencia de las tradiciones jurídica

La práctica de la producción de documentos en el arbitraje internacional se ha configurado como uno de los aspectos más controvertidos del procedimiento. En sus orígenes, esta etapa tenía un carácter puntual y se concebía como un mecanismo de auxilio para esclarecer hechos relevantes. Con el paso del tiempo, sin embargo, la producción documental ha experimentado un proceso de expansión que la ha llevado a ocupar un lugar central en numerosos arbitrajes.

El contraste entre tradiciones jurídicas ha influido de manera decisiva en este desarrollo. En los sistemas de common law, el discovery se consolidó como una herramienta habitual para obtener información amplia de la parte contraria, mientras que en los sistemas de civil law la producción de documentos se reducía a un número limitado de pruebas específicas y directamente vinculadas a las pretensiones. La convivencia de ambas perspectivas en el ámbito del arbitraje internacional generó un punto de fricción que todavía hoy se mantiene.

Las encuestas internacionales, como las promovidas periódicamente por la Universidad de Queen Mary en colaboración con despachos de referencia, han mostrado de forma reiterada que los usuarios consideran la producción de documentos uno de los factores que más contribuye al aumento de costes y a la prolongación de los plazos. El diagnóstico coincide en que este instrumento, pensado como medio de equilibrio procesal, se ha transformado en una fuente de litigiosidad adicional y en un elemento que con frecuencia desincentiva a las empresas a optar por el arbitraje. A ello se añade la desigualdad que puede producirse cuando una de las partes dispone de recursos tecnológicos y financieros para manejar grandes volúmenes de información, mientras que la otra se ve limitada en su capacidad de respuesta. Lejos de garantizar un plano de igualdad, la práctica actual puede generar distorsiones que afectan a la percepción de justicia del procedimiento.

Frente a este escenario, el User Council de la ASA subraya que la producción de documentos necesita un rediseño que tenga en cuenta la proporcionalidad, la eficiencia y la previsibilidad. Solo de ese modo podrá mantenerse como un instrumento útil, sin convertirse en un obstáculo para la finalidad esencial del arbitraje: ofrecer una resolución ágil, especializada y confiable de los conflictos internacionales.

2. Influencia de reglas institucionales y asociaciones profesionales

El White Paper no se concibe en aislamiento, sino en diálogo con las reglas y guías elaboradas por diversas instituciones y asociaciones internacionales de arbitraje. Estas normas han configurado el marco de referencia en el que se ha desarrollado la práctica de la producción documental y han servido como punto de comparación para formular recomendaciones.

Las Reglas de la IBA sobre práctica de la prueba en el arbitraje internacional han ejercido una influencia decisiva desde su primera edición. El modelo de “Redfern Schedules” y la posibilidad de solicitudes estructuradas marcó un estándar ampliamente aceptado en arbitrajes con partes de diferentes tradiciones jurídicas. Sin embargo, la aplicación extensiva de estas reglas también ha favorecido la expansión de solicitudes y la tendencia a reproducir dinámicas de discovery en procedimientos que no estaban diseñados para soportarlas.

Las Reglas de Praga, adoptadas en 2018, surgieron como una reacción a esta práctica expansiva. Su orientación es más restrictiva en materia de producción de documentos y concede al tribunal un papel activo en la delimitación de la prueba. La filosofía de estas reglas se refleja en el White Paper, que comparte la preocupación por evitar cargas desproporcionadas y por preservar la eficiencia del procedimiento.

El informe también toma en consideración las recomendaciones formuladas por organismos como el ICDR, la CCI o el Chartered Institute of Arbitrators, que en los últimos años han promovido directrices específicas para la gestión de documentos electrónicos y para el uso de herramientas tecnológicas. Estas aportaciones evidencian un consenso creciente en torno a la necesidad de redefinir el alcance de la producción documental.

El papel de estas iniciativas demuestra que la discusión sobre la prueba documental en arbitraje no se limita a debates académicos o a la experiencia de casos aislados. Se trata de un movimiento global en el que convergen instituciones, asociaciones y usuarios, y en el que el White Paper del User Council de la ASA se presenta como una contribución coherente con esa tendencia de racionalización.

III. Objetivos y finalidad

El documento persigue fijar un marco de referencia práctico que permita abordar de manera más razonable la producción de documentos en el arbitraje internacional. La finalidad declarada consiste en devolver a esta fase su función original de apoyo a la determinación de los hechos, evitando que se convierta en un elemento de desgaste para las partes. El informe plantea que la producción documental debe interpretarse como un recurso excepcional, utilizado únicamente cuando exista una relación directa entre los documentos solicitados y las alegaciones planteadas. De esta forma se busca que el procedimiento conserve agilidad y que el acceso a la prueba se realice de manera proporcionada.

La orientación general responde a tres metas complementarias. En primer lugar, promover una mayor previsibilidad mediante reglas claras que reduzcan la discrecionalidad en la admisión de solicitudes. En segundo lugar, favorecer la eficiencia al limitar el volumen de documentos que se producen y el tiempo invertido en su revisión. En tercer lugar, reforzar la confianza de los usuarios al demostrar que el arbitraje sigue siendo un foro capaz de adaptarse a las necesidades de quienes lo utilizan.

Se trata de un enfoque eminentemente práctico, construido a partir de la experiencia acumulada de consejeros internos y asesores externos. Las propuestas están concebidas como pautas y ejemplos que pueden ser asumidos por partes, tribunales e instituciones en la organización del procedimiento arbitral.

IV. Recomendaciones

1. Dirigidas a las partes

El White Paper dedica una parte esencial de sus propuestas a orientar la conducta de las partes en relación con la producción documental. La experiencia demuestra que muchas de las ineficiencias del procedimiento se originan en la amplitud de las solicitudes y en la falta de previsión al momento de redactar las cláusulas arbitrales. Se sugiere que las partes consideren, desde la fase de contratación, la posibilidad de introducir en el convenio arbitral disposiciones específicas sobre la producción de documentos, pudiendo consistir estas disposiciones en una exclusión expresa de la producción documental, en su limitación a determinados supuestos o en la previsión de criterios que guíen al tribunal cuando deba pronunciarse sobre solicitudes concretas.

Otra recomendación consiste en restringir las solicitudes a documentos materiales o claramente vinculados con las pretensiones formuladas. De este modo se evita que la producción se utilice como un instrumento de exploración general, carente de relación directa con el objeto de la controversia. El informe también propone fijar un número máximo de solicitudes por parte, con el fin de reducir el riesgo de dilaciones estratégicas, y subraya la conveniencia de integrar las solicitudes en los escritos de alegaciones, en lugar de plantearlas como una fase autónoma. Considera al efecto que esta integración favorece la claridad, ya que permite al tribunal relacionar inmediatamente cada solicitud con los argumentos sustantivos en los que se apoya.

Finalmente, se aconseja regular expresamente las consecuencias en materia de costes estableciéndose que la parte que formula solicitudes extensas y poco justificadas debería asumir el riesgo de un pronunciamiento desfavorable en la condena en costas, considerándose tal mecanismo se como un incentivo para que las partes ejerzan su derecho de petición con moderación y con un sentido de proporcionalidad.

2. Dirigidas a los Tribunales arbitrales

El White Paper enfatiza la responsabilidad de los tribunales arbitrales en la gestión de la producción de documentos. La actuación temprana y la fijación de expectativas claras son consideradas piezas fundamentales para evitar que esta fase se convierta en un foco de dilación. Se recomienda que, durante la conferencia de gestión procesal, el tribunal abra un debate específico sobre el alcance y las limitaciones de la producción documental con el objetivo de advertir a las partes sobre los estándares de proporcionalidad que se aplicarán y sobre las posibles consecuencias en materia de costas.

El informe también sugiere que las solicitudes de producción se formulen de manera integrada en los escritos de alegaciones. De esta forma, el tribunal puede valorar desde un inicio la pertinencia de cada petición en relación con los argumentos sustantivos. La práctica contribuye a un procedimiento más ordenado y evita la proliferación de solicitudes poco justificadas. Otra de las propuestas centrales es el establecimiento de límites cuantitativos, pudiendo los tribunales fijar un número máximo de solicitudes por cada parte o restringir la extensión de los cuadros de producción, para reforzar el principio de proporcionalidad y reducir la tentación de recurrir a estrategias de sobrecarga documental. El White Paper invita asimismo a simplificar el tratamiento de objeciones. Frente a la tendencia a generar largos intercambios escritos sobre admisibilidad, se plantea la conveniencia de un procedimiento más directo que permita resolver con prontitud los puntos controvertidos.

En conjunto, estas recomendaciones pretenden que los tribunales actúen como garantes de un proceso ágil, donde la producción documental cumpla una función auxiliar y no se convierta en un obstáculo para la resolución de fondo.

3. Dirigidas a las instituciones arbitrales

El White Paper señala que las instituciones arbitrales desempeñan un papel decisivo en la racionalización de la producción de documentos, pues la manera en que se diseñan los reglamentos y se organizan los procedimientos puede influir de forma directa en la eficiencia del arbitraje. Dicho papel deriva de que están llamadas a revisar sus reglamentos con el propósito de desalentar prácticas de producción excesiva. La introducción de cláusulas tipo que limiten el alcance de las solicitudes, o incluso que permitan a las partes excluir expresamente esta fase, constituye una herramienta de gran utilidad. También se destaca la necesidad de ampliar los procedimientos expeditivos, que suelen reducir al mínimo la producción documental. La inclusión de este tipo de procedimientos en la oferta institucional ofrece una alternativa atractiva para quienes buscan rapidez y previsibilidad en la resolución de disputas.

Otro aspecto relevante es el refuerzo de los poderes de los tribunales arbitrales. Las instituciones pueden dotar a los árbitros de facultades expresas para rechazar solicitudes desproporcionadas y para imponer sanciones en materia de costas. Con ello se fomenta una cultura de moderación en las partes y se garantiza un uso equilibrado de los recursos probatorios.

La actuación de las instituciones, en definitiva, no se limita a administrar casos, sino que incluye la creación de un marco procesal que promueva la eficiencia y la confianza de los usuarios.

V. Herramientas tecnológicas y de inteligencia artificial

El White Paper reconoce que el volumen de documentos en litigios internacionales exige un uso intensivo de herramientas tecnológicas. La incorporación de sistemas de gestión documental permite organizar, filtrar y clasificar información con criterios de relevancia. Las técnicas de búsqueda asistida mediante palabras clave, fechas o fuentes de origen facilitan la identificación de documentos pertinentes. La aplicación de filtros de confidencialidad y privilegio jurídico ayuda a preservar la integridad de la información sensible. La eliminación de duplicados y la agrupación por categorías reducen cargas innecesarias para las partes y los tribunales.

La revisión asistida por tecnología, conocida como Technology-Assisted Review (TAR), constituye otro de los instrumentos destacados. Este método utiliza algoritmos que identifican patrones de relevancia y proponen priorizaciones en la revisión de documentos. Su empleo ahorra tiempo y costes sin sacrificar calidad en el análisis.

El informe subraya que la inteligencia artificial abre posibilidades adicionales. Estos sistemas pueden apoyar a los tribunales en la valoración preliminar de solicitudes de producción, sugiriendo si los documentos reclamados guardan una relación directa con las alegaciones. La utilización de estas herramientas exige, no obstante, un marco de transparencia y supervisión, a fin de que las decisiones sigan correspondiendo al tribunal.

La conclusión es clara: la tecnología no sustituye al juicio humano, pero sí constituye un apoyo imprescindible para que la producción documental se mantenga dentro de parámetros de proporcionalidad y eficiencia.

VI. Repercusiones para la legitimidad del arbitraje

El debate sobre la producción documental no se limita a cuestiones técnicas. El White Paper plantea que también está en juego la legitimidad del arbitraje como sistema de resolución de controversias.

La comunidad de usuarios reclama un procedimiento que preserve su atractivo frente a la jurisdicción estatal. Una práctica de producción excesiva, prolongada y costosa debilita la percepción de que el arbitraje constituye un medio más eficiente y adaptado a las necesidades del comercio internacional.

La legitimidad también depende de la capacidad de equilibrar tradiciones jurídicas. Los usuarios formados en sistemas de common law suelen esperar un acceso amplio a documentos, mientras que quienes provienen de sistemas de civil law tienden a valorar la limitación y la concreción. El arbitraje debe ofrecer un punto de encuentro que permita conciliar ambas expectativas sin sacrificar eficiencia.

Las instituciones y tribunales, al aplicar criterios de proporcionalidad y previsibilidad, transmiten un mensaje claro: el arbitraje no renuncia a la justicia, pero tampoco tolera estrategias de desgaste. Esta actitud fortalece la confianza de los usuarios y contribuye a que el arbitraje conserve su posición como vía de referencia en la resolución internacional de disputas.

El informe destaca, en este sentido, la importancia de acompañar la práctica documental con medidas de formación y difusión de buenas prácticas. La pedagogía procesal resulta indispensable para generar una cultura compartida en torno a la moderación y a la eficiencia.

El White Paper anticipa efectos positivos si las recomendaciones son asumidas por partes, tribunales e instituciones. La reducción de costes y tiempos figura entre los principales beneficios. Un procedimiento más breve y menos oneroso responde a la demanda reiterada de las empresas y aumenta la competitividad del arbitraje frente a la jurisdicción estatal.

El refuerzo de la previsibilidad se presenta como otra consecuencia destacada. La introducción de límites cuantitativos, criterios claros de admisibilidad y mayor integración de las solicitudes en los escritos favorece la transparencia en la conducción del proceso.

El arbitraje también ganaría en legitimidad. Los usuarios percibirían que se trata de un mecanismo capaz de adaptarse a los retos actuales sin perder su esencia. La confianza en el sistema se vería fortalecida si se demuestra que la producción documental no es una carga inevitable, sino un recurso excepcional orientado a esclarecer los hechos relevantes.

No se ocultan, sin embargo, ciertos riesgos. La posible resistencia de quienes están acostumbrados a un uso intensivo del discovery puede generar tensiones iniciales. La aplicación desigual de las recomendaciones en distintos foros arbitrales podría producir incertidumbre. Estos riesgos, advierte el informe, deben abordarse con un esfuerzo de convergencia y con la promoción de buenas prácticas.

El balance general es positivo: si se aplican de manera consistente las propuestas, la producción documental dejará de ser un obstáculo y pasará a convertirse en un instrumento proporcionado al servicio de la eficiencia y de la justicia arbitral.

VII. Considercaiones finales

El White Paper on Document Production constituye una llamada a replantear una de las fases más delicadas del arbitraje internacional. La producción documental, concebida inicialmente como un medio auxiliar para la determinación de los hechos, ha derivado en un ámbito de controversias procesales que amenaza con desvirtuar la esencia del arbitraje.

El documento propone un retorno a la proporcionalidad, con recomendaciones dirigidas a partes, tribunales e instituciones. La finalidad es preservar la eficiencia del procedimiento y garantizar que los recursos probatorios se utilicen de manera racional. El énfasis en la previsibilidad, en la reducción de costes y en la integración de nuevas herramientas tecnológicas proyecta una imagen de modernización que responde a las expectativas de la comunidad arbitral.

La producción documental no desaparece de la práctica arbitral, pero se redefine como un recurso excepcional y sujeto a parámetros claros. La legitimidad del arbitraje se fortalece en la medida en que se ofrece a los usuarios un mecanismo flexible, confiable y capaz de adaptarse a las exigencias de un entorno globalizado.

El impacto del informe trasciende las cuestiones procesales, pues reabre la reflexión sobre cómo debe configurarse un arbitraje eficiente en el siglo XXI. La búsqueda de equilibrio entre justicia y economía procesal emerge como la clave para asegurar que el arbitraje mantenga su condición de foro preferente en la resolución de disputas internacionales.